Les documents administratifs
Nous allons commencer par nous intéresser à la première ligne de la Fiche d'instruction juridique de la COVADIS [pdf]. Elle aborde la notion de document administratif
Définition : Document administratif
Il s'agit de tous les documents produits ou reçus par les administrations dans le cadre de leur mission de service public, quels que soient leur date, leur forme ou leur support ( Article L300-2 du Code des Relations entre le Public et l'Administration[1]).
Quelles sont les administrations concernées ?
Il faut considérer ici l'administration dans son sens le plus large. Il s'agit non seulement de l'État et des collectivités territoriales, mais aussi de tous les autres organismes chargés d'une mission de service public, qu'il s'agisse de personnes de droit public ou de droit privé. Le terme d'autorités publiques[2] est parfois employé pour désigner ces administrations.
Quels sont les documents concernés ?
Comme indiqué dans l'article L300-2 du Code des Relations entre le Public et l'Administration[1] :
« Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions »
.La notion de document recouvre naturellement les documents papiers mais aussi les documents sous forme numérique. A ce titre, les fichiers informatiques contenant des données sont des documents administratifs dès lors qu'ils répondent à la définition ci-dessus. Depuis le 7 octobre 2016 les codes sources sont explicitement cités comme faisant partie des documents administratifs.
La quasi totalité des documents et des bases de données détenues par une autorité publique entre dans le champ du document administratif.
L'article L300-2 exclut uniquement du champ des documents administratifs
« les actes et documents produits ou reçus par les assemblées parlementaires »
qui« sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires. »
Remarque :
Les documents produits par une autorité publique[2] sont naturellement des documents administratifs, mais les documents qu'elle a reçus dans le cadre de sa mission de service public sont également des documents administratifs.
Une base de données (géographique ou non) EST un document administratif. Cela est notamment mentionné par l'avis 20080949 de la CADA[3] relatif au registre parcellaire graphique :
« La commission considère tout d'abord que les fichiers informatiques qui constituent le registre parcellaire graphique revêtent le caractère de documents administratifs soumis au droit d'accès prévu par le titre Ier de la loi du 17 juillet 1978. Il en va de même des extraits du registre, notamment le total des surfaces déclarées dans une commune donnée, qui peuvent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant »
Mais aussi par le conseil 20071492 relatif à des données géographiques :
« (...) quels que soient le support retenu et le mode de collecte choisi, ces données géographiques revêtent le caractère de documents administratifs au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978. »