Le droit d'accès aux documents administratifs
Fondamental : Le droit d'accès aux documents administratifs
Les administrations[1] ont l'obligation de permettre l'accès aux documents administratifs qu'elles détiennent à toute personne en faisant la demande ( article L311-1 du Code des Relations entre le Public et l'Administration[2]), soit en leur communiquant le document, soit en le publiant en ligne.
C'est donc le droit pour chacun d'accéder aux documents détenus par les administrations et notamment aux données qu'elles détiennent.
Quelles sont les obligations des administrations ?
L'administration saisie d'une telle demande dispose d'un mois ( article R311-13[3]) pour communiquer le document au demandeur au terme duquel son silence vaut décision de refus ( article R311-12[3]).
Selon le « choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration »
, la communication du document peut se faire (
articles L311-9 à R311-11[3]) :
en permettant une consultation gratuite du document sur place
en fournissant une copie physique ou électronique (notamment par courrier électronique) du document
en le publiant en ligne
En cas de refus, qu'il soit tacite ou notifié à l'intéressé, le demandeur dispose d'un délai de 2 mois à partir de la date de refus pour saisir la Commission d'Accès aux Documents Administratifs[4] (articles R311-15[3] et R343-1[5]).
Existe-t-il des cas où l'accès doit être refusé ?
Oui, la loi prévoit les cas où l'accès peut être refusé, mais il ne s'agit que d'exceptions à la règle du libre accès. Ces limitations sont abordées dans la partie de ce guide consacrée aux critères de restriction d'accès et de réutilisation.
Conseil : Publier les documents administratifs
L'
article L312-1 de Code des Relations entre le Public et l'Administration[6] indique que « les administrations [...] peuvent rendre publics les documents administratifs qu'elles produisent ou reçoivent »
. Cette pratique est vivement recommandée, notamment en matière de bases de données, car le fait qu'un document administratif fasse déjà l'objet d'une diffusion publique permet à l'administration d'orienter le demandeur vers cette diffusion en lieu et place de toute autre communication (
article L311-2[2] : « le droit à communication ne s'exerce plus lorsque les documents font l'objet d'une diffusion publique »
).
Cette pratique permet de limiter le temps susceptible d'être passé pour répondre individuellement aux demandes d'accès. Dans le cas de certains documents administratifs, la publication est même obligatoire pour les collectivités territoriales de plus de 3500 habitants et les personnes morales chargées d'une mission de service public de plus de 50 agents ou salariés exprimé en équivalents temps plein (voir L'obligation de publication).
Complément :
Voir les recommandations de la CADA[4] dans sa fiche thématique[7] relative aux modalités de communication.